Обучение

FilmToolz позволяет организовать учет договоров на проекте, хранить сканы и контролировать наличие актов. 

Для работы с договорами, выберите этот пункт в разделе меню «Договоры и акты».

Добавьте новый договор, нажав «Добавить договор».

Обязательными полями для заполнения являются «Дата», «Номер», «Компания» и «Контрагент», остальная информация служит вспомогательной. Компании и контрагентов можно выбрать из списка. 

Если компании и контрагентов нет в списке, то их можно добавить здесь же, нажав на + 

Ниже, при необходимости, выберите ведомость, - это позволит впоследствии фильтровать договоры только по конкретному типу (актеры, группа, оборудование, транспорт). Также можно добавить свой тип ведомости, нажав на +

В случае, если сумма договора на данный момент неизвестна, поставьте галку «Сумма в договоре не задана; указываем прогноз» и укажите планируемую сумму. Такой договор будет выделен серым цветом в общем списке, что позволит вам впоследствии проконтролировать "закрытие" таких договоров по завершении проекта. 

При создании договора ему автоматически присваивается статус «Не подписан». Вы можете убрать этот статус или выбрать другой, а также создать новый, нажав на +

Ниже можно проставить теги, - это позволит вам в дальнейшем фильтровать договоры по ним. Если вы уже заводили теги ранее, то выберите нужный из выпадающего списка, а если нет, то его можно добавить здесь же, нажав на +

Далее, при необходимости, заполните поля с кратким содержанием и примечанием, а также укажите название для титров.

После внесения всей информации, нажмите Сохранить. Договор появится в общем списке.

Далее вы можете его редактировать, кликнув по нему. На открывшейся странице, помимо ранее введенной информации, также выводятся сведения о проведенных по договору платежах, а также имеется возможность добавить к нему файлы (word, pdf и др) и прикреплять акты. Подробнее о работе с актами вы можете узнать из отдельного урока.

Работа со списком договоров
Чтобы найти нужный договор, воспользуйтесь быстрым поиском по названию контрагента, содержанию или примечанию.

Также можно отфильтровать договоры по датам, контрагентам и другим параметрам, используя кнопку Фильтры. Например, вы можете отфильтровать подписанные договоры у которых ещё не загружены сканы, выбрав статус "подписан (оригинал)" и PDF отсутствует.

Или наоборот, - отфильтровать подписанные договоры с загруженными сканами, выбрав статус "подписан (сканы)". Наличие сканов можно видеть в столбцах DOC и PDF.

Если вам необходимо видеть договоры только по определенным типам ведомостей, отметьте их над таблицей.

Как мы упоминали ранее, серым шрифтом отображаются договоры с прогнозируемой суммой.

Вы можете создавать новый договор на основе уже имеющегося, нажав на иконку копирования - в этом случае в открывшемся окне часть полей уже будет заполнена и вам останется лишь скорректировать их нужным образом. 

В списке договоров вы можете настраивать отображение нужных вам колонок, кликнув на кнопку “столбцы”.

Вы можете изменять порядок отображения столбцов, перетаскивая их за шапку, а также настраивать их ширину, двигая границу колонки.

Кликнув на шапку столбца, можно задать прямую и обратную сортировку договоров по нему.

В таблице доступно два режима отображения строк - компактная и расширенная. Кроме того, вы можете выбирать варианты цветовой индикации статусов - либо с закрашиванием всей строки, либо только столбца статуса. 

Статусы согласования
По умолчанию, в системе уже заведен набор статусов согласования. Вы можете их удалить, редактировать или добавить свои. Для добавления пройдите на страницу «Статусы согласования» и выберите «Добавить статус».

Введите название, выберите цвет и сохраните. 

Для редактирования статуса кликните по нему, а для удаления нажмите на крестик.

Экспорт
При необходимости, вы можете выгрузить список договоров в формате Excel, нажав на кнопку «Экспортировать». Если вы хотите выгрузить только отфильтрованные договоры, нажмите “Выгрузить отфильтрованное” 

А если нужно выгрузить договоры, выделенные галкой, выберите “Выгрузить отмеченное”.

Посмотрите видео «Создание договоров»