Обучение

Начисленные затраты (начисления) – это фактические понесенные на сегодняшний день расходы проекта (независимо от оплаты) или, иными словами, обязательства перед сторонними контрагентами по состоянию на сегодняшний день. 

К примеру, вы подписали контракт на аренду павильона с 01 января, стоимость в сутки – 10 000 рублей. По состоянию на 5 января вы уже должны контрагенту 5 х 10 000 = 50 000. Для того, чтобы видеть в системе ежедневно увеличивающуюся задолженность перед контрагентом, вам необходимо завести периодическое начисление в размере 10 000 рублей / в день. 

Или вы «прикрепили» к проекту художника-постановщика с зарплатой 100 000 рублей в месяц, с 1 июня. На 15 июня вы уже должны ему 50 000 рублей. Если вы создадите периодическое начисление (100 000 рублей / месяц), система будет ежедневно обновлять задолженность перед художником-постановщиком. 

То же самое относится к расходам за смену – как только смена завершена, вы уже должны актерам, каскадерам, осветителям и прочим членам съемочной группы с посменной оплатой. Заведите после смены посменные начисления и вы будете видеть реальную задолженность перед контрагентами и реальную стоимость проекта в форме сметы. 

Помните, что если даже вы не осуществляете никаких выплат, стоимость вашего проекта (а вместе с ней и задолженность) растет с каждым днем и именно сумма начисленных затрат позволяет ее оценить наиболее точно.  Именно сумму начисленных затрат необходимо сравнивать с плановыми затратами для оценки финансовой ситуации на проекте. 

Для вашего удобства, в системе предусмотрено несколько видов начисляемых затрат:
   - разовые;

   - посменные;

   - периодические (ежемесячные);
   - периодические (ежедневные); 

Ежемесячные (периодические) начисления
К этим типам затрат относятся зарплаты, гонорары, аренды офисов/павильонов и прочие расходы, ставка которых рассчитывается в привязке к месяцу (100 000 рублей / месяц). Как только вы заключили с кем-либо договор с подобными условиями оплаты - заведите соответствующее начисление в систему.

FilmToolz будет ежедневно рассчитывать стоимость начисленных на сегодняшнюю дату затрат проекта, формируя актуальную задолженность перед контрагентом. К примеру, если вы арендовали офис за 100 000 рублей в месяц, то уже сегодня вы будете должны за него 100 000 / 31 (если в месяце 31 день) = 3 225,81 рубль; завтра - 6 451,61 и так далее.

Примечание: Так как ежедневно система округляет сумму начисленных затрат при таком расчете, то в последнюю дату месяца сумма будет рассчитана не делением, а вычитанием из 100 000 ранее начисленных ежедневных затрат, так что в итоге за месяц сумма всегда будет ровной.

Исключение составляет ситуация, когда вы прикрепили кого-либо на проект на период с 15.02 по 15.03 (условно на месяц) за 100 000 рублей, а система рассчитает сумму задолженности как 100 000 * 14/28 + 100 000 * 15/31 = 50 000 + 48 387 = 98 387 рублей. В таком случае, если вас этот расчет не устроит, вы можете вручную добавить "разовое" начисление на оставшуюся сумму 1 613 рублей (чтобы итоговая задолженность была ровно 100 000). 

При создании ежемесячных начислений мы не рекомендуем вам сразу указывать дату завершения начислений, так как по факту чаще всего она будет отличаться от плановой. Выберите пункт "открытая дата" и только когда уже точно вы будете знать, что начисление завершено, отредактируйте соответствующее начисление, поменяв "открытая дата" на реальную дату закрытия расхода. Подробнее об этом - в уроке про добавление начислений. 

Ежедневные начисление 
Аналогично ежемесячным начислениям - это долгосрочные расходы, стоимость которых привязана к дням. Пример - долгосрочная аренда павильона (25 000 рублей / в день). Иными словами, если вы арендовали павильон за 1 000 000 / в месяц - это ежемесячное начисление. А если его стоимость зависит от количества дней в месяце и рассчитывается исходя из 25 000 рублей / день, то это ежедневное начисление. Добавьте его в систему и FilmToolz будет ежедневно начислять по 25 000 рублей к задолженности перед павильоном. 

Посменные начисления – это расходы, привязанные к конкретной смене (т.е. которых бы не было, если бы не было смены); чаще всего - посменный гонорар съемочной группы (осветители, фокуспуллеры, дольщики и др), аренда техники (камера, свет и др), транспорта, игрового реквизита, аренда локаций. 

Для того, чтобы "оптом" заводить подобные расходы за смену (беря за основу расходы предыдущей смены и копируя/редактируя их), мы разработали специальную форму, которая доступна со страницы сметы через меню "добавить расходы - начисления за смену". Подробнее о работе с данной формой можно почитать в отдельном уроке. 

Чем отличается посменное начисление от просто разового - тем, что оно попадает в соответствующие отчеты (по посменным расходам) и дает возможность системе лучше анализировать картину расходов по соответствующим статьям именно в привязке из количества прошедших/оставшихся смен. 

Разовые начисления – это любые единоразовые расходы, которые не имеют никакой связи со сменами, заработными платами съемочной группы и т.д. Т.е. в принципе - любой расход. Оплата страховок, цветокоррекция, покупка музыки и сценариев и тд. 

Добавление начислений

Подробнее о добавлении начислений разных типов вы можете прочитать в отдельном уроке.