Обучение

Подотчетные лица или, сокращенно, подотчетники – это сотрудники или контрагенты, которым была выдана определенная сумма под отчет, для того, чтобы они ее тратили на различные статьи бюджета: покупка костюмов, реквизит и тд, впоследствии предоставив подтверждающие расходы документы (авансовые отчеты).

Для того, чтобы контрагент стал подотчетником, достаточно при создании платежа поставить галочку "П/О" напротив суммы, выдаваемой под отчет. 

Для того, чтобы перейти к списку всех подотчетников, выберите этот пункт меню в одноименном разделе «Подотчетники» 

Перед вами откроется таблица, которая представляет собой список всех подотчетных лиц на проекте, а также информацию о суммах, выданных им под отчет (столбец "Приход"), суммах предоставленных авансовых отчетов (столбец "Расход") и остатке, требующем отчета. 

В столбце "Дата" выводится дата последнего предоставленного авансового отчета от подотчетника. Если от неё прошло уже более двух недель, то дата подсвечивается красным, - это позволяет вести контроль подотчетников, которые давно не отчитывались. Подробнее об авансовых отчетах рассказано в отдельном уроке.

По умолчанию над таблицей активна галочка «Скрывать с нулевыми остатками». Эта галка скрывает подотчетников, на счету которых остаток равен нулю. Если вам необходимо видеть таких подотчетников, уберите эту галку.

Просмотр информации также возможен с дроблением сумм по статьям бюджета - для этого проставьте галочку «Показать с учетом статей затрат». В колонке «Балансовая статья» будет видна та статья, на которую изначально выдавались деньги подотчетнику, и с которой они были впоследствии списаны.

В случае, если средства были выданы без привязки к какой-либо определенной статье, вы увидите надпись: «Без статьи». Если подотчетник имеет средства сразу на нескольких статьях затрат, при активной галке «Показать с учетом статей затрат» он будет отображаться в списке несколько раз – по одному разу для каждой статьи.

Нажав на кнопку "Детализация" открывается список всех транзакций по каждому подотчетнику, отражающий все приходы, расходы и остаток на счете. В итоговой строчке виден суммарный остаток средств на счете каждого. 

 

Вы можете отфильтровать данные в списке по контрагентам, статьям и другим параметрам, нажав на кнопку Фильтры.

Также вы можете сгруппировать транзакции по авансовому отчету. Для этого поставьте соответствующий чекбокс.

Данные в этом списке кликабельны, поэтому вы можете сразу перейти, например, к контрагенту, статье или к платежу, нажав на его номер или дату транзакции.

Для того, чтобы вернуться назад в основной список подотчетников, кликните по названию «Подотчетники» или вернитесь в список через главное меню. 

Аналогичную детализацию можно посмотреть и по конкретному подотчетнику, просто кликнув на него в списке.

Также можно сразу перейти на страницу контрагента или статьи, выбрав этот пункт в меню строки подотчетника.

При необходимости, вы можете выгрузить список подотчетников в формате Excel, нажав на кнопку «Экспортировать». Если вы хотите выгрузить только отфильтрованные записи, выберите “Выгрузить отфильтрованное”