Обучение

Начислениями в системе считаются объективно понесенные компанией расходы (независимо от факта их оплаты), формирующие вашу задолженность перед контрагентами. К примеру, если вы вызвали на смену актера, кран, коптер и любые другие ресурсы, которые будут оплачены позднее, вы создаете начисление, фиксируя данный расход.

В системе предусмотрено несколько способов создания начислений:
- из списка начислений;
- со страницы сметы, через кнопку «Добавить расходы» - «Добавить начисление» или «Начисления за смену»
- со страницы сметы, через контекстное меню выбранной статьи;
- и автоматически, при создании платежа.

Рассмотрим первый вариант

Перейдите в раздел “Начисляемые расходы" и нажмите на кнопку "Добавить начисление".

В открывшемся окне заполните обязательные поля -  укажите статью затрат и контрагента (упр) - это физическое или юридическое лицо, которому компания обязана выплатить деньги.

Ниже, при необходимости, добавьте комментарий и укажите номер съемочной группы – это необязательное поле, но если у вас несколько съемочных групп, то указание данной информации позволит впоследствии отфильтровать затраты только по конкретной группе. Напомним, что количество групп проставляется в параметрах проекта.

Поле "Теги" также не является обязательным, но помогает для фильтрации начислений. Например, вы можете добавить тэг “рибейт” для статей, платежей и начислений и впоследствии отфильтровывать соответствующие записи. Если вы уже заводили теги ранее, то выберите нужный из выпадающего списка, а если нет, то тег можно добавить здесь же, нажав на +

Далее выберите тип затрат - от этого будет зависеть набор полей для заполнения.

Если вы выбрали разовый или посменный расход, то необходимо ввести сумму начисления. При желании вы можете детализировать эту сумму, указав разбивку из "кол-во человек/единиц * ставку за человека/единицу".

Затем укажите дату начисления – для разовых и посменных расходов это конкретное число, в которое был зафиксирован расход.

Если вы выбрали тип начисления "ежемесячное" или "ежедневное", то в этом случае необходимо проставить дату начала и дату окончания начисления расходов. Здесь также есть два варианта: можно выбрать тип «Фиксированная дата» или выбрать нужный период работы.

При выборе фиксированной даты, введите даты вручную, используя календарь. Мы рекомендуем не указывать дату окончания начисления и оставить "открытая дата" в данном поле - тогда система будет начислять расход до того момента, пока вы осознанно не отметите дату завершения начисления. В противном случае (если вы заранее укажете, что павильон у вас будет по конец месяца, к примеру), есть риск того, что система прекратит начислять расход в конце месяца, а вы в реальности продлите аренду и забудете скорректировать данную информацию - в итоге расход в системе не будет соответствовать реальному.

Альтернативой фиксированной дате является вариант выбора событий, таких как “Начало проекта”, “Завершение проекта” и других дат, заведенных ранее в настройках проекта, - в этом случае даты проставятся оттуда автоматически.

При необходимости, вы можете корректировать эти даты, добавляя или вычитая нужное количество дней. Например: оператор необходим за неделю до старта съемок и ещё неделю после окончания съемок. Для этого мы проставляем значения -7 и 7 в соответствующих полях, даты прикрепления изменятся.

Подробнее о заведении дат и периодов проекта вы можете узнать из отдельного урока.

Далее идет бухгалтерский блок, где необходимо указать контрагента бух. - это тот контрагент, на чей счет будут отправлены средства, указанные в начислении. В большинстве случаев он совпадает с контрагентом упр.

При необходимости, ниже, укажите ставку финкомиссии, - она может быть заведена как процентом, так и суммой. Чтобы завести процентом, выберите одно из уже готовых значений финкомисии в выпадающем списке, либо проставьте его в поле ФК%

После сохранения, созданное начисление появится в списке.

Начисления за смену
Для ввода посменных расходов существует более удобная экспресс форма, позволяющая ввести расходы за всю смену таблицей. Чтобы перейти в неё, выберите пункт «Начисления за смену» или «Ввод посменных расходов» в разделе «Начисляемые расходы»

Выберите дату смены, для более удобной навигации воспользуйтесь календарем слева – зеленым отмечены смены, в которых уже заведены начисления.

С помощью клика перейдите к нужной смене. Для того, чтобы добавить новое начисление, уже не нужно открывать большое окно, достаточно добавить одну строчку в таблице. Одна строка – одно начисление. Заполните всю необходимую информацию аналогично тому, как вы заполняли поп-ап при создании начисления.

Строки можно создавать вручную, а можно использовать функцию копирования строки – система продублирует введенное начисление - при необходимости подкорректируйте данные, сохраните.

Помимо копирования строки вы можете скопировать полный список начислений на другую смену. Для этого отметьте все или необходимые начисления, нажмите на кнопку "Действия - Копировать на дату" и выберите нужное число, - начисления продублируются, а вам останется внести изменения, - добавить или удалить ненужные и сохранить.

 

Аналогичным образом можно перенести начисления на другую смену, - в этом случае они исчезнут из текущей смены и появятся в выбранной смене уже в сохраненном виде.

Одной из удобств заполнения данной формы является импорт из модуля «Планирования» - подробнее об этом в отдельном уроке.

Также посменные и разовые начисления можно создавать автоматически вместе с платежом, подробнее об этом можно узнать из урока по автоначислениям. 

Список начислений
Все созданные начисления отображаются в общем списке начислений. Чтобы найти необходимое начисление, воспользуйтесь быстрым поиском по названию статьи, контрагента или примечанию.

Также можно отфильтровать начисления по дате (в том числе открытой), статье, контрагенту и другим параметрам.

Если вам необходимо видеть только определенные типы начислений, отметьте их над таблицей.

Для удобства работы, вы можете отобразить только нужные вам столбцы, отметив их в выпадающем списке.

А также менять их ширину и порядок, зажимая мышкой шапку и перетаскивая на нужное место.

Кликнув на шапку столбца, можно задать прямую и обратную сортировку начислений по нему.

Если нужно отредактировать начисление, кликните по нему, а если удалить, то нажмите на крестик.

Также бывает ситуация, когда необходимо создать начисление, дублирующее уже имеющееся, но с парой отличий, для этого можно его скопировать, нажав на стрелочку «Повторить» - здесь это работает аналогично копированию строчки в форме посменных начислений – создает полную копию начисления с возможностью редактирования.

При необходимости, вы можете выгрузить список начислений в формате Excel, нажав на кнопку «Экспортировать». Если вы хотите выгрузить только отфильтрованные начисления, нажмите “Выгрузить отфильтрованное” 

А если нужно выгрузить начисления, выделенные галкой, выберите “Выгрузить отмеченное”.

Посмотрите видео «Создание и редактирование начислений»